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基本が大事!面倒な仕事もすぐ終わるエクセル仕事術

仕事でエクセルを使っていますか?

デスクワークの人、特に事務系の仕事をされている方は必須のスキルになります。エクセルで資料を作ったり、データをまとめたりと業務の範囲は多岐にわたります。今回はエクセルの便利な機能についてご紹介していきます。これを知る事によってエクセルを使った業務時間を大幅に短縮することが出来ます。

便利なショートカットキー

使用するキー機能
[Ctrl] + [X]選択した内容を切り取る
[Ctrl] + [C]選択した内容をコピーする
[Ctrl] + [V]コピーor切り取りした内容を貼り付ける
[Ctrl] + [A]画面全部を選択する
[Ctrl] + [F]検索する
[Ctrl] + [Z]一つ前の状態に戻す
[Ctrl] + [P]印刷画面を開く
[Ctrl] + [S]保存する

今回ご紹介したショートカットキーはごく一部ですが、頻繁に使う機能ばかりです。ショートカットキーを使ったことが無い方はこれを機に使ってみてください。最初は覚えられないと思いますので、覚えるまでは上の表を印刷してパソコンに貼り付けると良いでしょう。

便利な関数

関数というのは計算やデータを探してきたりと便利な処理をまとめたモノです。
関数の数は数百種類と多いですが、良く使う関数だけ覚えておけば問題ありません。

SUBTOTAL関数

上の表の様にセクションごとに小計がある表で合計を出すときに、合計したいセルを選んで計算しますよね。そんな時に小計合計SUBTOTAL関数を使うと合計の計算する時に小計のSUBTOTAL関数を無視して計算してくれます。
この関数は合計以外にも平均や最大値、最小値も出すことが出来ます。

関数の書き方
SUBTOTAL(集計方法,集計する範囲)

集計方法集計の機能同等の関数
1または101平均値を求めるAVERAGE
2または102数値の個数を求めるCOUNT
3または103データの個数を求めるCOUNTA
4または104最大値を求めるMAX
5または105最小値を求めるMIN
6または106積を求めるPRODUCT
7または107不偏標準偏差を求めるSTDEV.S
8または108標本標準偏差を求めるSTDEV.P
9または109合計値を求めるSUM
10または110不偏分散を求めるVAR.S
11または111標本分散を求めるVAR.P

IF関数

この関数は条件を満たす時満たさない時結果を変えます。上の表ではテストの点数が70より大きい場合、評価に「合」と表示さます。それ以外は「不」と表示させる処理を行っています。この関数は他の関数と組み合わせて使う事によってより便利な処理を実現させることもできます。

関数の書き方
IF(条件,満たす時の結果,満たさない時の結果)

VLOOKUP関数

この関数は指定した範囲内のデータから検索条件に一致した値を探してくれます。上の左側の表では右側の表から商品コードが一致するデータを探して、それぞれ商品名と単価を入れています。探す手間が無いので作業効率を大幅に上げてくれます。

関数の書き方
VLOOKUP(検索する値,検索する範囲,検索する列番号,検索方法)
※検索方法は完全一致か曖昧な一致かを選べます。

ROUND関数

この関数は指定した桁数になるように四捨五入をする関数になります。
金額などの計算では四捨五入はよく使いますので、覚えておくと便利です。
また、位の指定にマイナスを使う事で10の位より上の位で四捨五入もできます。

関数の書き方
ROUND(数値,桁数)

その他の便利な機能

ピポットテーブル

こちらの機能は一見普通のグラフですが、普通のグラフでは簡単にできないレイアウトの変更であったり、日ごとの集計を月ごとの集計に簡単に変える事が出来る便利な機能なんです。使用方法には少しクセがあるので慣れが必要です。
また、表を元に作るので元となる表は必要になります。
使用方法はこちらのマイクロソフトの公式ページをご覧ください。

同じ計算式を一瞬で挿入する方法

同じ計算式を表の下までコピーしたいときにオートフィルコピペを使う事がありますが、表のデータが大きいとオートフィルでも時間が掛かってしまいます。
そんな時は上の赤い四角の部分ダブルクリックするだけで表の下までコピーしてくれます。

今回のご紹介は以上になります。面倒な資料作りやデータ管理はなるべく関数や便利な機能を使って作業を少なくしましょう。
今回ご紹介した機能以外にもエクセルにはまだまだ便利機能はたくさんありますので、学習する事で作業効率を最大限アップすることが出来ますので、この機会に学習する事をオススメします。

Written by ヒツ サダハル