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社内情報共有ツール利用の基本

こんにちわ。社内メンバーとの情報共有方法について困った事がありませんか?

◆この記事のテーマ◆

  • 共有ツールは知っているけど、使いこなせていないという課題を解決します

下記のような課題をもっていませんか?

  • テレワーク/在宅が多くなって情報共有方法に困っている
  • 情報共有ツールが使いこなせていない
  • あの情報がどこにしまったか忘れてしまった

これらを解説して、後半には「使いこなしテクニック」も説明していきます。

結論ですが、Googleドキュメントの使いこなすことで解決できます。

さらに少しの工夫でメンバー間との情報共有の生産性が上がりますのでそれらも説明します。

クラウド、共有ツールは知ってるよ!って方も使いこなしテクニックは参考にしてみてください。

情報共有ツールが使い続けられない3つの理由

  • ①いま使っているツールから脱却できない
  • ②どこにファイルを保管したかわからなくなる
  • ③書き方のルールが出来ていない

①いま使っているツールから脱却できない

みなさんWord、Excelには使い慣れてますが、それだと、情報共有相手がソフトを持っていなかったり、相手がMac利用者だと共有しづらくなります。

代わりにPDFにすると、コピペができなくなり、Webミーティングでもどこを説明しているかわかりづらくなります。

考え方として「作成する」から「共有する・検索する」という事に切り替えましょう。

②どこにファイルを保管したかわからなくなる

「あのファイルがどこに格納したかな」ということはないでしょうか?

Googleドライブの検索バーからキーワード入力するだけでドキュメントの中身も検索してくれます。

③書き方のルールが出来ていない

自分と共有する相手に書き方にルールを決めていないと、何のどこを修正したかわからなくなり、相手に伝えたい箇所も明確に伝えたい時は文字の装飾でしか方法がなくなってしまいます。

あとあと、どこまで修正したのか、変更点はどこなのか?などわからなくなってしまいがちです。

これを解決するためにGoogleドキュメントを利用してみましょう。

Googleドキュメントを使いこなす

ご存知の方も多いですが、Googleドキュメントはリアルタイムで修正ができます。テレワークのメンバー同士は生産性が高まるのでおすすめです。

Googleドキュメント上での共有設定方法

まとめると

  • ①ビジネス用の自分のGoogleアカウントを作る
  • ②Googleドライブに入る
  • ③GoogleドライブからGoogleドキュメントをひらく
  • ④Googleドキュメント上で共有設定をひらく
  • ⑤相手のメールアドレスかURLを共有する

ご存知の方も多いので、既に利用してるよ!って方は読み飛ばしてください。

①ビジネス用の自分のGoogleアカウントを作る

ビジネスとプライベートを分けたい場合はぜひビジネス用アカウントを作成しましょう。

会社に所属して利用する場合は会社の担当者へビジネスで利用する確認、許可はとってほうが良いです。

②Googleドライブに入る

Google Drive左側にある新規のボタンをクリックしてください。

③GoogleドライブからGoogleドキュメントをひらく

④Googleドキュメント上で共有設定をひらく

順序:ファイル→共有

⑤相手のメールアドレスかURLを共有する

メールアドレスを入力するだけで相手と資料の共有ができます。

URLリンクで共有する方法もあります。

制限付き:メールアドレスを登録したユーザーのみと共有可能

リンクを知っている全員:URLリンクを共有するだけで誰でも資料共有ができます。

※リンク共有は誰でも閲覧できる状態になりますので、情報共有には注意してください。

更に「閲覧者」をクリックすると修正範囲が選択できます。

  • 閲覧者:共有相手は資料の閲覧のみできます
  • 閲覧者(コメント可):共有相手は資料に閲覧、コメントを残すことができます
  • 編集者:共有相手も資料修正ができるようになります。

資料に修正ポイント、見直しなどを依頼したい場合は閲覧者(コメント可)にすると右側にコメントが残すことができます。

さてここからが情報共有、書き方のテクニックです。

情報共有テクニック

資料の記載方法をフォーマット化することで共有相手と書き方のルールを決めてしまう。です。

複雑化しても忘れてしまうので、シンプルに3つです。

  • タイトルをつける
  • 項目に見出し1をつける
  • 段落リストをつける

私が利用しているフォーマットを元に説明します。

利用しているフォーマット

最初にタイトル、「目的」「背景」「具体案」は見出し1、その後は段落リストにしています。

今回の記事をGoogleドキュメントで記載してみました。


こうすることで、文章が整理されるので共有相手とも構造化して情報共有を進めることができます。

下記のような段落とインデントを入れると構造的に捉えやすくなります。

記載例

作り方


段落のショートカットを覚えておくと便利です。

段落ショートカット:Ctrl+Shift+8

キーボードショートカットは

Ctrl+?で出すこともできますので、よく利用するショートカットキーは覚えておきましょう。

情報共有ツールに慣れていない方はぜひ参考にしてみてください。

使いこなすコツ

使いこなすコツはGoogleドキュメントをとにかく使ってみるです。

私自身もWordからの脱却に時間がかかったのですが、とにかく使ってみることが上達していきました。

参考になっていそうでしたら、次はGoogleスプレッドシートのテクニックも検討します。